社会人の必須スキル、生産的な会議をするための７つのポイント
こんにちは。シフクのひとです。
最近、ちょっとイライラすることが２つあります。
ひとつは、夜になるとはしゃぐカブトムシ
この前は勢い余ってツイートしてしまい、見苦しいところをお見せしました。
うちのカブトムシ、はしゃぎ過ぎ
— シフクのひと@シフクのとき (@shifukunokotoba) 2018年8月16日
何時だと思ってるんだ…
早く寝ろ
もうひとつは今の職場の会議です。
不毛な会議ほど苦痛なものはありません。
会議は主催する人によってその成否がはっきりと分かれます。
では、より生産的な会議をするにはどう すれば良いのでしょうか？
今日はより生産的な会議をするために為すべきことについて紹介します。
何のための会議なのかを明確にする
会議は何かしらの目的をもって開くものです。
会議を目的で区分すると大きく以下の３つに分けられます。
- 意思決定をするための会議
- 調整をす るための会議
- 情報を共有するための会議
会議の主催者はまずこれらの３つのうち、どの目的の会議なのかを明確にします。
このことが決まらなければ、会議の参加者や準備するものなどもグダグダになります。
会議の必要性を検討する
会議は参加者に時間をとらせますし、準備にも時間と労力がかかります。
意思決定、調整、情報共有という目的を会議よりもローコストで達成できる手段があればそちらを追求すべきです。
会議を開く前に、会議の必要性をよく検討しましょう。
会議の目的にあ った参加者にする
目的のない会議ほど参加者が無駄に多いです。
会議は参加者に時間をとらせるので、参加者は必要最低限にするべきです。
意思決定なら各セクションの長、調整なら担当者を集め、情報共有はその情報の質により参加者を決めます。
<h2">会議の目的とゴールを事前に共有する
会議の参加者が決まったら、参加者にどういう目的で会議を開くのかを事前にインプットします。
さらにこの会議でどこまで決めるのか、どこまで調整するのかを事前に共有しておきます。
会議の目的とゴールを事前に共有することで、会議をスムーズに進めることができます。
会議の資料を事前に共有する
会議の目的とゴールを共有したら、会議資料を事前に共有しておきます。
会議資料は２〜３日前に共有することをお勧めします。
ある程度時間に余裕を持たせれば、参加者は資料を読み込むことができ、会議の生産性も向上します 。
キーパーソンなどへ根回しをする
会議でありがちなのは無駄な主張と対立です。
そのため会議のカギを握る人の考えはあらかじめ確認しておきます。
彼らの考えが会議の脱線を招くようなものなら、会議中にどのように抑えるのか対策を講じます。
また、その考えが対立を生みそうなものなら、あらかじめ他の参加者にこっそり周知します。
根回しは会議を成功させるためには必要なスキルです。
会議の予行をする
ここまで準備が終われば、最後に準備したことに基づいて予行をします。
会議の進行だけでなく、会議に使用する機材もスムーズに扱えるようにしておきます。
会議が予定時間内に終わらなければ、参加者の集中力は途端に切れます。
予行では予定時間より５〜10分早く終わるように練習します。
資料の最終確認も同時に行うと良いでしょう。
まとめ
以上がより生産的な会議をするために為すべきことです。
このなかでも重要なのは、何のための会議なのか明確にすることだと思います。
おそらくこの記事を読んでくれた方々のなかには「え？当たり前のことじゃん」
と思った方もいると思います。
私も当たり前のことと思っていましたが、最近は意外とこのことができていない会議によく参加します。
せっかく皆を集めて開くのだから、時間と労力が無駄にならない会議を開きたいものです。
